Factura Electrònica Obligatòria: tot el que necessites saber

Espanya s'encamina cap a un model de facturació completament digital. Amb el Reial decret 254/2025 (que modifica l'RD 1007/2023) i el desenvolupament normatiu de les lleis Antifrau i Crea i Creix, s'estableix que la factura electrònica serà obligatòria entre empreses i autònoms B2B a partir de gener/juliol de 2026.

Aquest canvi no és un simple tràmit legal: representa una gran oportunitat per a professionalitzar els teus processos, reduir errors, millorar tresoreria i ser més competitiu.

Què és la factura electrònica obligatòria?

La factura electrònica obligatòria exigeix l'ús de formats estructurats, com Facturae, UBL o EDIFACT, que incorporen signatura digital o QR. A més, han de reportar automàticament els estats de la factura (acceptada, rebutjada, pagada) i estar disponibles almenys durant quatre anys.

Les plataformes, ja siguin públiques o privades, deuen interoperar entre si i amb l'Agència Tributària. Si s'usa programari privat, també s'ha d'enviar una còpia “fidel” al sistema públic.

Quan serà obligatòria?

Segons l'RD 254/2025 i calendaris progressius:

• Empreses subjectes a impost de societats: 1 de gener de 2026.
• Autònoms i microempreses ( < 6 M €/any): 1 de gener de 2026.

L'obligatorietat B2B amb terminis diferents: 1 any per a empreses > 8 M €, 2 anys per a la resta, per la qual cosa s'estima àmpliament 2026–2027 com a horitzó definitiu.

Beneficis de la factura electrònica

1. Significatius estalvis: fins a un 80 % en logística, processament i enviament per cada factura.
2. Cobraments més ràpids: visibilitat i traçabilitat permeten reduir l'impagament i accelerar la gestió de tresoreria.
3. Menys errors: evita duplicitats, pèrdues o factures extraviades.
4. Imatge sostenible i moderna: impulses la transformació digital del teu negoci.

Obligacions legals

La nova normativa estableix una sèrie de requisits que han de complir totes les factures electròniques. En primer lloc, és imprescindible que comptin amb signatura digital o un codi QR verificable, d'acord amb els estàndards eIDAS. A més, cada factura ha de generar-se com un registre inalterable, amb traçabilitat completa i un historial d'esdeveniments que certifiqui la seva validesa i seguiment.

Un altre aspecte clau és que l'emissor ha de comunicar al client l'estat de la factura —si ha estat acceptada, rebutjada o pagada— en un termini màxim de quatre dies naturals des que es produeix aquest canvi.

Finalment, aquestes factures han de mantenir-se accessibles i disponibles durant almenys quatre anys, i tots els sistemes utilitzats han de ser capaços de interoperar amb altres plataformes, tant públiques com privades. Aquestes condicions són obligatòries fins i tot per a petits negocis i autònoms.

Riscos de no adaptar-se

No complir amb aquestes obligacions no és una opció sense conseqüències. La normativa contempla sancions econòmiques importants: les multes per no emetre factures electròniques en els casos exigits poden aconseguir els 10 000 euros.

Però més enllà de l'impacte econòmic, l'incompliment també pot suposar la pèrdua d'oportunitats importants, com l'accés a subvencions públiques o a contractes amb administracions i grans empreses.

A més, les factures emeses fora de norma poden no ser deduïbles fiscalment, la qual cosa afecta directament la comptabilitat del negoci. A llarg termini, l'incompliment reiterat podria derivar en sancions més greus o fins i tot la inclusió en llistes de morosos fiscals, afectant la reputació i viabilitat del negoci.

Què has de fer ja?

El més important és no esperar a l'últim moment. El primer pas és analitzar si el programari de facturació que estàs utilitzant actualment compleix amb tots els requisits tècnics: ha de poder generar factures en formats acceptats com Facturae o UBL, incorporar signatura digital o QR, enviar els estats de les factures dins del termini legal i mantenir la traçabilitat i seguretat dels registres. També és fonamental verificar que pot integrar-se amb altres plataformes, especialment amb les quals usin els teus clients o l'Agència Tributària.

Si el teu sistema actual no està preparat, el millor és començar com més aviat millor la transició cap a un que sí que ho estigui. A més, és recomanable formar al teu equip perquè es familiaritzi amb la nova operativa i evitar errors en el procés. Com més aviat millor comencis, més fàcil serà adaptar-te sense sobresalts.

Com t'ajuda Contafact?

Amb Contafact, ja pots:

• Emetre factures electròniques en formats normatius (Facturae, UBL).
• Incloure signatura digital i codis QR automàticament.
• Reportar estats de factura en 4 dies.
• Mantenir arxius 100 % accessibles i exportables.
• Interoperar amb plataformes públiques i privades.
• Facilitar tot el procés mitjançant actualitzacions contínues i suport especialitzat.

La nostra meta és que compleixis sense esforç legal ni tècnic.

Dades per a no ignorar

Segons l'últim estudi de SERES, en 2024 es van emetre 558 milions de factures electròniques a Espanya (+21 %), aconseguint un estalvi estimat de 4 328 M € i un impacte mediambiental equivalent a salvar 31 000 arbres.

En resum

La factura electrònica ja no és el futur: és el present de la gestió professional. Complir amb la normativa no és només obligatori, sinó una oportunitat per a estalviar temps, diners i guanyar competitivitat.

Si vols comprovar el teu nivell d'adaptació, contacta'ns i t'ajudem a integrar la factura electrònica en el teu dia a dia de manera senzilla, fiable i sense riscos.